For tyve år siden arbejdede Erin O'Hara Meyer som sekretær og skrev så hurtigt hun kunne for at følge med en krævende chef, der også krævede, at hun lavede morgenkaffen, planlagde alle hans aftaler og løb tøjet til tørre rengøringsmidler.


I disse dage er O'Hara Meyer formand for Administrative Excellence, et landsdækkende uddannelses- og konsulentfirma med speciale i personlig og faglig udvikling af administrative fagfolk. På et tidspunkt ville alle administrative/supportfagfolk være blevet kaldt sekretærer, og selv de mest erfarne blev typisk holdt uden for lederroller. Men nu er landskabet ændret, og erfarne administrative fordele kan blive kontorledere, der håndterer hvad end det er nødvendigt for at holde virksomheden i gang. Selvom den nøjagtige stillingsbeskrivelse ændrer sig hos hver arbejdsgiver, kan opgaver omfatte uddannelse af personale i de nyeste softwareprogrammer, afholdelse af interviews eller afslutning af medarbejdere, balancering af budget og håndtering af lønopgaver.

'Vi er nået langt,' siger O'Hara Meyer. 'Og vi udvikler os stadig, ændrer os stadig, men efterhånden som erhvervslivet ændrer sig, gør [roller] og pligter det også.'

'Kontorledere er ofte en person, der går til mange spørgsmål, personlige såvel som professionelle,' siger hun. 'Det er ikke ualmindeligt, at en OM er rådgiver, vejleder, mentor, forælder og Ann Landers, som alle rullede sammen til en. OM'er er en af ​​de mest kritiske og synlige medarbejdere, fordi deres job berører næsten alle aspekter af virksomheden. Derfor bestemmer de ofte tonen og kulturen i organisationen alene ved deres indsats. '

I deres 25 år i branchen har Marni Hockenberg og Lissa Weimelt, ejere af The Hiring Experts, også set udviklingen.


'Kontorlederrollen har ændret sig dramatisk,' siger Hockenberg. 'Borte er dagene for at være budbringer og tilsynsførende for opgaver. Dagens kontorchef skal tænke og handle som en indtægtsgenerator. En effektiv kontorchef skal være i overensstemmelse med ledelsesteamet, men alligevel være tilgængelig for at høre underordnedes ideer og forslag. Indsamling af oplysninger, oprettelse af løsninger, præsentation og implementering af handlingsplaner er færdigheder, som en kontorchef konstant skal demonstrere. '

Påkrævede færdigheder


Kontorledere spiller en integreret rolle i mange virksomheder. Weimelt siger, at kontorledere skal 'tænke op' for at være partnere med de chefer, der leder nutidens virksomheder.

'Kontorchefens værdi er deres ideer, der sparer omkostninger, øger overskuddet, hjælper kunderne direkte eller motiverer medarbejderne til at øge virksomhedens overskud,' siger hun.


Jim Lynch, administrerende direktør for Association of Professional Office Managers, siger, at følgende træk er nøglen til at blive en succesfuld kontorchef:

  • Kendskab til aktuelle tekniske programmer:Dette inkluderer MS Word, Excel, Access, webadministration osv. Det er også vigtigt at forstå sofistikerede telefonsystemer, kopicentre og udstyr, faxsoftware, computer-backup, mobiltelefoner og PDA'er.
  • Kendskab til menneskelige ressourcer:Dette er især vigtigt i mindre eller nye kontorer, hvor kontorledere skal følge med i love, regler, sikkerhed og/eller branchebestemmelser og kan være det første stop i interviewprocessen for mange medarbejdere.
  • Projektledelse færdigheder:Evnen til at styre særlige projekter, såsom kontordesign eller kontorflytninger, er en nødvendighed. Kontorchefen er muligvis den eneste person, der kender alle aspekter af sådanne projekter, hvilket gør det muligt for ham at identificere omkostningsbesparelser og minimere afbrydelsen for andre arbejdstagere.

En Office Manager med ethvert andet navn

Mens opgaverne har udviklet sig, og stillingsbeskrivelser har ændret sig, varierer titler meget for disse stillinger afhængigt af organisationstypen, siger Lynch.

'Små og mellemstore kontorer, der ikke er store nok til at have separate menneskelige ressourcer, informationsteknologi og kontraherende afdelinger, vil ofte have en person, der er ansvarlig for kontorledelse,' siger Lynch. 'Kontorledelse er en bred jobklassifikation, og nogle mindre kontorer kan bryde opgaverne for en kontorchef blandt mange administrative medarbejdere. Titlen & lsquo; kontorchef 'er ikke ensartet fra virksomhed til virksomhed.'


Titlerne for denne rolle inkluderer administrationsspecialist, administrativ services manager og vicepræsident for operationer.

Mere information

Tjek disse websteder for at lære mere om office manager karriere:

For mere information og tips til at hjælpe dig med at fremme din administrative karriere, se alle vores råd til admin -fagfolk.