Grammatiske fejl er et dårligt udseende.


Forretningsdokumenter fyldt med grammatiske fejl kan undergrave dit faglige omdømme, for ikke at nævne din virksomheds omdømme. Derfor skal administratorer have et godt arbejdekendskab til grammatik, stavning og tegnsætning, samt evnen til at fange fejl, før en anden gør det.

At fange dine egne grammatiske fejl kan være udfordrende. Men med lidt øvelse kan du reducere din fejlmargin og i sidste ende hjælpe din virksomhed med at projektere et billede af nøjagtighed og professionalisme.

Ved hvad du skal se efter

Christopher Simmons, formand for Send2Press Newswire, en Redondo Beach, Californien-baseret nyhedsdistributionstjeneste, har korrekturlæst kopi i årevis dagligt. De mest almindelige grammatiske fejl, han finder i virksomhedsudgivelser, omfatter:

  • Det er kontra dets:'Det' er forkortelse for 'det er' eller 'det har' ('det regner'), mens 'dets' er et besiddende pronomen, som i 'dets frakke'.
  • Du er vs. din:'Du' er en forkortelse for 'du er' ('du går ikke sådan ud'), mens 'dit' er et besiddende pronomen, som i 'din frakke'.
  • Der vs. deres:'Der' er et sted ('lad os gå derhen'), hvorimod 'deres' er et flertals besiddende pronomen, som i 'deres frakker'.
  • Forsikre vs. sikre:Udtrykket 'forsikre' er relateret til forsikring, mens 'sikre' betyder 'at sikre'. Så du ville 'sikre, at folk kommer til kontoret til tiden' i stedet for at 'sikre', at de kommer dertil.
  • Tegnsætning og citatmærker:Kommaer, der adskiller et direkte citat fra resten af ​​en sætning, skal placeres inden for anførselstegnene. Det samme gælder for perioder. Spørgsmålstegn bør kun være inde i citater, hvis de er en del af citatet. Så for eksempel: 'Salget i Sydøst vil være gunstigt i fjerde kvartal,' sagde han.

    Hvis citatet er et citat og straks efterfulgt af en relateret parentetisk reference, ville tegnsætningen følge parenteserne, men slutcitatmærket ville forblive hos det faktiske citat. For eksempel: 'Salget i Sydøst vil være gunstigt i fjerde kvartal' (XYZ -rapport, s. 67).
  • Ellipser (...) vs. Em Dashes (-):Ellipser angiver, at noget blev fjernet fra teksten og ikke bør bruges til at adskille en tanke - det er et job for em dash. Her bruges em -stregen til at modregne tekst, der definerer sætningens emne: 'Min chef - ham, der bad mig om at holde denne præsentation - er her i dag.' I denne sætning blev ordene 'den ene' erstattet af en ellips: 'Min chef & hellip; der bad mig om at holde denne præsentation, er her i dag.'
middelhavs tofu marinade

Korrekturlæse dit arbejde

Grammatiske fejl kan være særligt vanskelige at fange, fordi stavekontrol muligvis ikke markerer dem. Det er derfor eksperter understregerkorrekturlæsning er stadig den bedste modgift. Simmons tilbyder disse tips til kontrol af dit arbejde:


  • Se dit dokument med 125 eller 150 procent i Word, så du bedre kan se, hvad du læser og lettere finde fejl.
  • Skift din skrifttype til Courier, en skrifttype med et mellemrum, for at bryde hjernens typiske mønstergenkendelse. Dette gør det lettere at fange fejl, fordi det tvinger dig til at være mere opmærksom på teksten.
  • Skum ikke bare. Tag dig tid til virkelig at læse, hvad du har skrevet.
  • Når det er muligt, skal du læse dit arbejde højt. Din hørelse vil hjælpe dig med at få øje på fejl, du måske ikke ser.
  • Udskriv dit dokument. Du kan ofte fange fejl på papir, som du vil savne på skærmen.

Få endnu et par øjne på dit arbejde

Kim Doi, administrativ assistent for et værdipapirfirma i New York, forsøger at vente et par timer, før hun tjekker sit arbejde med at læse det med friske øjne. Hun har også en ven eller en kollega, som dobbelttjekker, hvad hun har skrevet for at sikre, at hun ikke har gået glip af noget.

Rådfør dig med profferne

Et sted, hvor grammatiske fejl er mest dødelige, er på dit cv. Ansættelsesledere vil se, at du har grundlæggende skrivefærdigheder, før de læser videre. Kan du bruge noget hjælp til det? Få en gratis cv -evaluering i dag fra eksperterne på Monster's Resume Writing Service. Du får detaljeret feedback om to arbejdsdage, herunder en gennemgang af dit CV's udseende og indhold og en forudsigelse af en rekrutterers første indtryk.